Facturation électronique en Allemagne : ce qu’il faut préparer avant le 1.1.2027

En Allemagne, l’obligation de facturation électronique est en vigueur depuis le 1.1.2025 : toute entreprise établie en Allemagne doit pouvoir recevoir des factures électroniques. Pour l’émission des factures, les régimes transitoires prennent fin progressivement. La prochaine échéance importante est le 1.1.2027 – le moment de vérifier ses propres processus plutôt que de se reposer sur une simple boîte mail.

Beaucoup d’entreprises ont déjà mis en place une boîte mail dédiée à la réception. Cela ne suffit généralement pas pour une mise en oeuvre juridiquement sûre. L’essentiel est que les factures électroniques reçues puissent aussi être lues, contrôlées, validées, comptabilisées et archivées dans leur forme structurée d’origine.

 

Les échéances clés

• Jusqu’au 31.12.2026 : tout émetteur de facture peut encore utiliser une facture non structurée – facture papier sans accord du destinataire, facture électronique simple (par ex. PDF par e-mail) uniquement avec son accord.
• Jusqu’au 31.12.2027 : seules les entreprises dont le chiffre d’affaires de l’année précédente ne dépasse pas 800 000 EUR peuvent continuer à utiliser le régime transitoire. Il en va de même pour les procédures EDI qui ne remplissent pas les conditions d’une facture électronique.
• A partir de 2028 : pour les opérations entre entreprises établies en Allemagne, la facture électronique est en principe obligatoire, sauf exception.

 

Une entreprise qui dépasse déjà 800 000 EUR de chiffre d’affaires en 2026 doit donc pouvoir émettre des factures électroniques dès le 1.1.2027, et non seulement à partir de 2028.

 

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Selon le paragraphe 14 alinéa 1 phrase 3 UStG (loi allemande relative à la TVA), une facture électronique est une facture établie dans un format électronique structuré permettant un traitement électronique – par exemple XRechnung (XML pur) ou ZUGFeRD à partir de la version 2.0.1 (à l’exception des profils MINIMUM et BASIC-WL). Un simple PDF envoyé par e-mail ne suffit pas et reste une facture non structurée au sens de la phrase 4 du même paragraphe. Pour ZUGFeRD, en cas de divergence, c’est la partie XML structurée qui prévaut, non l’image PDF lisible – si les deux divergent, la partie image peut en plus être considérée comme une facture non structurée distincte et créer un risque au sens du paragraphe 14c UStG.

Comme un fichier XRechnung, en XML pur, n’est pas lisible à l’oeil nu, le destinataire a besoin d’un outil de visualisation ou d’une fonction équivalente dans son ERP. Sans cet outil, la facture reçue ne peut pratiquement pas être contrôlée.

 

Quand une facture électronique est-elle exigée ?

Pour trancher un cas concret, une série de questions simples aide : s’agit-il d’une livraison ou prestation imposable ? Le destinataire est-il une entreprise agissant pour son activité ? Les deux parties sont-elles établies en Allemagne ? Aucune exception ne s’applique-t-elle ? Un régime transitoire est-il encore utilisable ? Ce n’est que si toutes ces conditions sont réunies que la facture électronique est obligatoire.

Point important : peu importe qui est redevable de la taxe. Les cas d’autoliquidation au sens du paragraphe 13b UStG – par exemple pour les travaux de construction ou la vente de ferraille et de métaux précieux -, le régime de la marge selon le paragraphe 25a UStG ainsi que le régime de la marge pour les prestations de voyages selon le paragraphe 25 UStG sont également concernés dès lors que les autres conditions sont remplies.

 

Les exceptions à l’obligation

Ne sont pas tenus d’émettre une facture électronique : les factures aux particuliers, les factures de faible montant jusqu’à 250 EUR (paragraphe 33 UStDV), les titres de transport (paragraphe 34 UStDV), ainsi que les petites entreprises au sens du paragraphe 19 UStG (régime de franchise). Ces dernières doivent néanmoins pouvoir recevoir des factures électroniques. Une facture électronique volontaire reste possible dans tous ces cas.

En pratique, ce sont souvent les paiements en espèces qui dépassent discrètement le seuil de 250 EUR – nuitées d’hôtel, plein de carburant pour un engin de chantier, achats importants en magasin de bricolage ou en gros. Il vaut la peine de prévoir un petit processus dédié : qui demande la facture électronique dans ces cas, qui la contrôle et qui l’archive ?

 

Les pièges fréquents en pratique

• Contrats à exécution successive (location, leasing, maintenance) : une seule facture électronique pour la première période suffit souvent, si le contrat sous-jacent est joint en annexe ou si le contenu indique clairement qu’il s’agit d’une facture récurrente. Toute modification d’une mention obligatoire, par exemple le prix, peut toutefois rendre une nouvelle facture nécessaire.
• Acomptes et factures de solde : ces cas sont souvent plus difficiles à représenter techniquement que les factures standards et méritent d’être testés séparément, tôt dans le projet.
• Factures rectificatives : si la facture d’origine devait être une facture électronique, sa rectification doit également en être une. Une simple modification de la base d’imposition selon le paragraphe 17 UStG, par exemple un escompte, n’exige en revanche pas de facture rectificative.
• Archivage : la partie structurée doit être conservée sous sa forme originale et inchangée ; pour les formats hybrides, il faut documenter quels éléments sont conservés et comment ils resteront lisibles. Les exigences GoBD (traçabilité, inaltérabilité, exploitabilité informatique) restent pleinement applicables.
• Interfaces : en pratique, les difficultés surviennent moins souvent dans l’émission de la facture elle-même qu’aux points de passage entre boîte mail, gestion documentaire, ERP, validation des paiements et archive. Il est utile de clarifier quel système constitue la source de référence pour les déclarations de TVA.

 

Notre proposition d’approche

• Clarifier la responsabilité : une personne ou un service qui coordonne la transition sur le plan technique et fonctionnel
• Identifier les factures de sortie concernées, notamment les contrats à exécution successive, les acomptes, les avoirs et les paiements en espèces supérieurs à 250 EUR
• Vérifier le chiffre d’affaires de l’année précédente : au-dessus ou en-dessous de 800 000 EUR ?
• Définir le canal de réception des factures électroniques entrantes et désigner un responsable du contrôle et de la validation
• Tester le logiciel comptable et l’ERP sur XRechnung et ZUGFeRD – validation, visualisation et archivage inclus, pas seulement l’émission
• Mettre à jour les données clients et fournisseurs (qualité d’entreprise, numéro de TVA intracommunautaire, adresse de facturation, format préféré)
• Réaliser des tests avec les clients et fournisseurs importants, y compris pour les cas particuliers comme les rectifications et annulations
• Former les équipes concernées et adapter la documentation des procédures en conséquence

 

Plus la mise en oeuvre commence tard, plus une approche pragmatique est importante : la réception, le contrôle, la comptabilisation et l’archivage doivent d’abord fonctionner de manière sûre. L’automatisation et l’optimisation des interfaces peuvent ensuite être développées.

Nous restons à votre disposition pour vous accompagner dans l’adaptation de vos processus à ces nouvelles exigences. N’hésitez pas à nous contacter pour toute question.

 

Sources : paragraphes 14, 14a, 14c, 17, 19, 25, 25a UStG dans sa version issue de la loi de croissance (Wachstumschancengesetz) du 27.3.2024 ; paragraphes 33, 34 UStDV ; circulaire du BMF du 15.10.2024.